Ein Grund, warum ISC sich darauf freute, die Bewertungsteile des CA Port Data Interoperability Grant Program zu leiten, war die Möglichkeit, Verbesserungen am Verfahren zu identifizieren und umzusetzen. Bei typischen staatlichen Förderanträgen sind die Möglichkeiten für Antragsteller, mit der Förderstelle in Kontakt zu treten, begrenzt. Es gibt einen Zeitraum, in dem Antragsteller Fragen stellen können, was an sich schon wertvoll ist. Soweit wir wissen, gab es jedoch noch nie ein Förderprogramm, das Antragstellern während des Antragsprozesses Feedback gab und ihnen die Möglichkeit bot, ihre Vorschläge zu überarbeiten.
Natürlich konnten wir dies teilweise umsetzen, weil die Kandidaten bekannt und begrenzt waren (das Förderprogramm steht nur den fünf Containerhäfen in CA offen). Wäre diese Förderung öffentlich ausgeschrieben gewesen, mit einer unbekannten Anzahl an Kandidaten, wäre die Umsetzung schwieriger gewesen. Dennoch hoffen wir, dass das positive Feedback unserer Stakeholder zu dieser Prozessänderung künftige Möglichkeiten für Feedback in Förderanträgen anstößt. Wir sind überzeugt, dass diese Ergänzung des Verfahrens dazu beigetragen hat, die Vorschläge stärker, wettbewerbsfähiger und besser auf die Ziele und das Budget des Bundesstaats CA auszurichten.
Hier ist ein Überblick über die Schritte unseres Antragsprozesses:
- Die Bewertungskriterien wurden parallel zu den ursprünglichen Leitlinien für die Vorschläge erarbeitet, nachdem wir Workshops mit den Häfen durchgeführt hatten, um mehr über ihre Datenanforderungen und individuellen Zielbilder zu erfahren.
- Die Mitglieder des Technical Advisory Committee (TAC) prüften die Bewertungskriterien, bevor sie Entwürfe der Vorschläge lasen, um sicherzustellen, dass A) sie mit unseren Vorgaben an die Häfen übereinstimmten und B) unsere Empfehlungen angemessen waren.
- Um den Prozess schlank zu halten, prüften einzelne TAC-Mitglieder jeden Vorschlag mit Fokus auf übergeordnete Projektvision, Leistungsumfang und Umsetzungsdetails in ihrem jeweiligen Fachgebiet. Entscheidend war, dass wir die Vorschläge in dieser Phase nicht bewerteten, nicht nur, um effizient mit unserem Projektbudget umzugehen, sondern auch, weil wir nicht wollten, dass die Häfen ihre finalen Vorschläge auf eine frühe Punktzahl hin optimieren.
- Während der Prüfung der einzelnen Dokumente fügten die TAC-Mitglieder Kommentare direkt im Text hinzu. Diese Dokumente wurden anschließend an die Häfen zurückgesendet.
- Wir prüften jeden Vorschlag als Gruppe in einem von ISC moderierten interaktiven Prozess und gaben Feedback in drei Hauptbereichen:
- Aspekte, die uns gefielen
- Aspekte, die verbessert werden mussten
- Empfohlene Änderungen an Ausrichtung oder Umfang
- Am Ende traten wir einen Schritt zurück und untersuchten die Trends, die wir über alle Vorschläge hinweg erkannten, mit Fokus auf gemeinsame Verbesserungsbereiche.
- Wir stimmten über einen Vorschlag ab, den wir in einer simulierten Bewertungssitzung durchspielen wollten, um unseren Prozess vorab zu testen.
- Wir fassten das Feedback für jeden Hafen zusammen, beginnend mit den Trends, die wir über alle Anträge hinweg beobachtet hatten (diese Trends sendeten wir an alle Antragsteller). Anschließend fassten wir die Kommentare zu den einzelnen Vorschlägen zusammen (die im Gruppenprozess entstanden waren) und sendeten sie jeweils an den betreffenden Hafen.
Dieser Prozess wurde von den Häfen gut aufgenommen, und wir beobachteten infolge des Feedbacks mehrere positive Folgeeffekte. Insgesamt verbesserten sich die Vorschläge zwischen Erst- und Finaleinreichung erheblich. Da das TAC bereits Erfahrung mit den technischen Aspekten der Dateninteroperabilität hat, baten wir die Antragsteller, unnötige Erklärungen technischer Konzepte zu entfernen und sich stattdessen auf die Umsetzungsdetails zu konzentrieren. Die überarbeiteten Vorschläge legten stärker dar, wie die Häfen ihre Ziele erreichen würden, statt bei einer unspezifischen Vision mit wenigen Details zu bleiben. Wir sind der Ansicht, dass die daraus entstandenen Anträge nach dem Feedback- und Überarbeitungsprozess deutlich detailorientierter und besser auf die Ziele des Bundesstaats CA abgestimmt waren. Darüber hinaus ermöglichte uns der Feedbackprozess:
- Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zwischen Häfen zu identifizieren
- Die Häfen aufzufordern, darzulegen, wie sie bestehende Standards (hauptsächlich DCSA-Standards) in ihr vorgeschlagenes Projekt integrieren werden
- Zu identifizieren, wie Häfen diese Fördermöglichkeit als Hebel für künftige Fördermöglichkeiten nutzen können
Wir sind dankbar für die Möglichkeit, diese neue Art von Prozess umzusetzen, und freuen uns, Teil der Zukunft der Dateninteroperabilität in diesem kritischen Bereich unserer nationalen Lieferkette zu sein. Dank an alle unsere Partner im Projekt: GO-Biz, Momentum, Port of LA, Port of Long Beach, Port of Oakland, Port of San Diego, Port of Hueneme, DCSA, CAPA, Latacora, Data CRT und Cloud303.